Consegna documenti al nuovo amministratore

Consegna documenti al nuovo amministratore: nessuna norma concede un termine

di Fabrizio Plagenza

Contenuto esclusivo Norme & Tributi Plus

La dicitura «alla cessazione dell’incarico» significa immediatamente dopo aver saputo che lo stesso è cessato

Il Tribunale di Roma, con l’ordinanza del 29 maggio 2023, torna ad occuparsi dell’obbligo posto in capo all’amministratore che abbia, per qualsiasi motivo, cessato il suo incarico, di consegnare tutta la documentazione in suo possesso. Cessato dall’incarico, infatti, l’amministratore deve restituire tutti i documenti condominiali di cui ha avuto il solo possesso, in forza del titolo, ovverosia, del contratto di mandato conferitogli.

I fatti

Nel caso trattato dal Tribunale romano, si apprendeva che i condòmini, riuniti in assemblea, revocavano dall’incarico l’amministratore, nominando, contestualmente, altro professionista che, tempestivamente, si attivava per concordare la prima data utile per effettuare il passaggio di consegne. Tuttavia, in assenza di riscontro da parte dell’amministratore revocato, il neonominato amministratore sollecitava nuovamente il passaggio di consegne, indicando un termine oltre il quale si sarebbe riservato ogni opportuna azione, attesa anche la ricezione, nel frattempo, di richieste di pagamento pervenute da un creditore del condominio.

Stante l’inerzia dell’amministratore revocato, pertanto, il nuovo amministratore decideva di affidare incarico professionale ad un avvocato, al fine di depositare un ricorso così detto, d’urgenza, ex articolo 700 Codice procedura civile. Successivamente al deposito del ricorso predetto, l’amministratore revocato comunicava la sua disponibilità ad effettuare il passaggio di consegne e, così, si perfezionava l’avvenuta consegna, a ricorso ex articolo 700 Codice procedura civile già, tuttavia, depositato in Tribunale.

La condanna al pagamento delle spese di lite

Pertanto, in giudizio, il condominio ricorrente dava atto della cessata materia del contendere, per aver l’amministratore consegnato tutta la documentazione in suo possesso al nuovo amministratore ma, al contempo, il ricorrente insisteva per la condanna al pagamento delle spese di lite in forza del principio previsto dall’articolo 91 Codice procedura civile (cosiddetta soccombenza virtuale), a mente del quale, in buona sostanza, se viene meno la materia del contendere in corso di causa, il giudice deve condannare la parte che, nella sostanza, sia comunque risultata soccombente.

Ed infatti, per il Tribunale capitolino, benchè non v’era più motivo di insistere nella domanda giudiziale, essendo venuta meno la materia del contendere, l’amministratore revocato andava comunque condannato al pagamento delle spese di liste in favore del condominio ricorrente, vista la ritenuta violazione degli obblighi di cui all’articolo 1129 Codice civile da parte del resistente. Si ricorda, infatti, che ai sensi dell’articolo 1129 comma 8 «alla cessazione dell’incarico l’amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condòmini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi».

I documenti da consegnare

Quali documenti dovranno essere consegnanti? In un’unica parola, tutti i documenti afferenti alla vita condominiale. Ciò perché, come sopra detto, tali documenti sono dei condòmini e non dell’amministratore. Dalla omessa consegna deriva per il condominio, per i condòmini e per la sua gestione (dunque anche per l’amministratore) un pregiudizio irreparabile in relazione alla «impossibilità di effettuare il rendiconto, di ripartire le spese ed incassare i contributi, di convocare l’assemblea e deliberare conseguentemente sui beni e servizi comuni ove si dovesse attendere il tempo occorrente per far valere il medesimo diritto in via ordinaria» (si veda Celeste – Scarpa, Riforma del condominio, Milano, 2012, pagina 142).

Fondamento dell’obbligo in capo all’ex amministratore della riconsegna della documentazione è nell’articolo 1713 Codice civile, che prevede l’obbligo di rendiconto. Testualmente il comma 1 dell’articolo 1713 prevede «Il mandatario deve rendere al mandante il conto del suo operato e rimettergli tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato». Come pacificamente condiviso, l’incarico dell’amministratore va infatti ricondotto alla figura del mandato di cui agli articoli 1703 e seguenti Codice civile. In particolare, l’obbligo di consegna dei documenti viene ricollegato alla previsione dell’articolo 1713 e «l’incarico gestorio assolto dall’amministratore del condominio edilizio, ex articolo 1129 Codice civile, in una prospettiva qualificatoria giuridica va ricondotto agli schemi del mandato cui deriva la sussistenza, in capo all’amministratore, dell’obbligo di rimettere al condominio mandante, all’atto della cessazione dell’incarico, tutto quanto ’ricevuto a causa del mandato’, ai sensi dell’articolo 1713 Codice civile» (vedi anche Tribunale Roma 20325/2016).

Il divieto di trattenere la documentazione

Quanto al fumus boni iuris ed al periculum in mora, sussistono tutti i presupposti per l’accoglimento della domanda atteso che, ricorda il Tribunale di Roma (ordinanza 13 luglio 2020) il condominio, per far valere i propri diritti, ha optato, come spesso accade in materia, per la via giudiziale più breve, quella d’urgenza. Per l’ordinanza in commento, «l’amministratore di un condominio, alla cessazione del suo mandato, ha l’obbligo di restituire ai condòmini quanto ricevuto a causa dello svolgimento dell’incarico, tra cui i documenti concernenti la gestione, né può trattenerli finchè non rimborsato delle somme anticipate per conto del condominio, non essendovi corrispettività né interdipendenza tra dette prestazioni, originate da titoli diversi (Cassazione 13504/99)».

Inoltre, «l’amministratore del condominio configura un ufficio di diritto privato assimilabile al mandato con rappresentanza, con la conseguente applicabilità, nei rapporti tra l’amministrazione e ciascuno dei condòmini, delle disposizioni sul mandato, con la conseguenza che, a norma dell’articolo 1713 Codice civile, alla scadenza l’amministratore è tenuto a restituire ciò che ha ricevuto nell’esercizio del mandato per conto del condominio, vale a dire tutto ciò che ha in cassa, indipendentemente dalla gestione alla quale le somme si riferiscono (Cassazione 10815/00)».

Conclusioni

Pertanto, il Tribunale giunge alla determinazione che «appare allo stato sussistere il fumus della pretesa vantata», dovendo l’amministratore del condominio, una volta terminato il suo mandato, restituire al condominio stesso tutta la documentazione relativa alla gestione effettuata così come anche il requisito del periculum in mora, stante il diritto alla restituzione della completa documentazione da parte del precedente amministratore, quale atto che «appare indispensabile ai fini della corretta gestione del condominio da parte del successivo amministratore».

Ciò posto, quanto alla decisione sulle spese di lite, il giudice romano, rilevato che il ricorso era stato iscritto a ruolo «antecedentemente, pertanto, all’avvenuto passaggio di consegne», risultando sussistere entrambi i requisiti giustificativi la misura cautelare richiesta, ha ritenuto che le spese di lite, liquidate come in dispositivo e secondo il principio della soccombenza virtuale, debbano essere poste a carico della resistente ed in favore di parte ricorrente. Ai lettori più attenti, non sarà sfuggita la circostanza che il Tribunale di Roma non fa alcuna menzione di talune prassi che vorrebbero indicare un fantomatico termine di trenta giorni, ritenuto congruo o addirittura da prassi, per la consegna dei documenti.

Orbene, è sempre bene chiarirlo, le norme (articolo 1129 Codice civile unitamente all’articolo 1713 ed all’articolo 1176 Codice civile) che vengono in rilievo non hanno mai disposto una concessione di un termine entro il quale l’amministratore possa ritenersi tutelato, prima di vedersi intimato nella consegna. Attenzione, dunque, a non sottovalutare il fatto che l’indicazione codicistica che «alla cessazione dell’incarico», come previsto dall’articolo 1129 Codice civile è da intendersi nel senso che immediatamente dopo l’avvenuta conoscenza della cessazione del suo incarico, l’amministratore deve attivarsi per consegnare tutta la documentazione in suo possesso.